以前作業させていただいたクライアント
さんと、LINEでやり取りする機会が
ありました。
物が増えてきたかも…というお話しです。
なかなか直接お会いするのが難しい状況
なので、まずは現況の確認を。
増えているのは書類でした。
後で整理しよう、と思いつつ気づけば溜まっていた…
わかります！わかります！
何気に毎日書類って増えていきますよね。
じっくり読まなくてはならない内容の書類などは、
特に後回しになってしまいがちです。
書類が家や会社に入ってきたと同時に
分類まで出来る仕組み作りも必要です。
私は普段は会社員として仕事をしているので、作業をさせていただくのが週末、祝日
です。
連休になると私はGo Toお客様です♪
1年ぶりにお伺いしました。
事前にお話しされていた通り、書類が積んでありました。
ですが初回とは違い、リセットするだけです。
作業をやり始めたら、皆さん手の動きは早い！早い！
分類する判断は一瞬です。
初回とは違う様子に嬉しくもありましたが、では何故書類が溜まってしまうのだろうか…？
と、疑問でした。
楽しくワイワイ作業をしながら、ヒアリングをしつつ深堀りします。
浮かび上がった問題点は
①書類が会社に入ってきた時点で、分類する習慣が出来上がっていない
②後でじっくり…というパターンの書類がとても多い
③書類や封筒を平積みで、どんどん積み上げられていた
④一緒に作業してもらえると、やる気になる
一度お話ししただけで、行動をすぐに変えるのは難しいですよね。
再度ご説明しながら、習慣になるまで何度もお伝えします。
①の分類する習慣
郵便受けから書類を取り、オフィスに持ってくるまでに分類してしまうことがキーポイント。
もしくはデスクに来たらすぐに開封。
そのために、すぐに開封できるグッズをスタンバイさせる。
・ハサミ
・資源ゴミ入れ
・ゴミ箱
・宛名を消す消しポン
・「一時置き」ファイルボックス
・「すぐに処理」ファイルボックス
②あとでじっくり・・・
お時間のある時に書類に目を通していただくので構わないと思うんです。
なので、目につくところに置くようにしました。
③書類や封筒を平積み
平積みですと、下になってしまった書類の存在は忘れてしまいがちです。
書類は立てましょう！
お客様の性格を考慮して、前面の無い投げ込みのできるファイルボックスをご用意しました。
④一緒に作業してもらえると、やる気になる
やはりフォローが大切だなと痛感いたしました。
私もお客様との作業は楽しいですから♪
積み上がった書類は、随分時間が経過している書類も多く、こんなに何か月も放置していて平気だったんだから
要らない書類だねと、処分されていました。
時間の経過によって捨てやすくなる場合もあります。
書類が会社に入ってきた時点で、分類を迷ってしまう場合、
「一時保管」の分類もあっていいと思います。
時間が経過することにより、潔く処分できるわけですから。
今回の作業でも、紛失してしまったと思っていた書類が出てきて、より「整える」ことの重要性を再認識していただけました。
作業が終了しリセットしたお部屋に戻った時、皆さんから出た拍手。
疲れが吹き飛びます！
無理なく 楽しく 維持できますように☆